Systemische Organisationsberatung
Artikel 6

Vor einigen Wochen fragte ich einen Bekannten: „Hast Du für das laufende Jahr eigentlich schon Mitarbeiter-Gespräche geführt?“ Irritiert wurde ich angesehen und bekam ein souveränes: „Selbstverständlich“ entgegengebracht. Ich hakte nach, wie diese Mitarbeitergespräche stattgefunden haben. Mein Bekannter sagte: „Ich habe mit jedem Mitarbeiter in meinem Büro ein 5-10 minütiges Gespräch geführt und ihm gesagt, was ich in diesem Jahr von ihm erwarte.“
-> Ja, auch das kann ein Mitarbeitergespräch sein.

Systemisch, das bedeutet mit dem Bewusstsein von Wechselwirkungen und dem Verständnis, dass jeder Mitarbeiter ein Element des Systems Unternehmen/Organisation ist, führt der Systemische Organisationsberater so durch, dass die Motivation des Mitarbeiters für bevorstehende Aufgaben gesteigert wird und dieser zielorientiert an deren Erreichung arbeitet. Konkret bedeutet dies: Jeder Mitarbeiter hat seine eigenen Stärken, Motivationsmotive, Hintergründe, Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten.

Diese sollen kontinuierlich gefördert bzw. optimiert zum Einsatz kommen. Das heißt, ein individueller personenbezogener Ansatz ist notwendig. Dazu führt der Systemische Organisationsberater mit jedem Mitarbeiter ein einzelnes Gespräch. Ziel dabei ist es nicht, dem Mitarbeiter aufzuzeigen, was er zu tun hat und ihn dann wieder aus dem Büro zu schicken. Sondern: Der Mitarbeiter wird vornehmlich angeregt, seine Arbeitssituation zu schildern, seine Ziele für das Jahr, dann heruntergebrochen auf das Quartal, den Monat zu formulieren und in Einklang mit den Unternehmensvorstellungen zu bringen.

Entscheidend: Der Systemische Berater nimmt dabei durchaus die Rolle des Unternehmens selbst ein und akzentuiert dabei, welche Umsetzungen für das Unternehmen von Bedeutung sind. Wichtig und von primärer Relevanz ist dabei – wie das Wort Mitarbeitergespräch schon beinhaltet – das MIT! Folglich das MITEINANDER sprechen. Dabei darf der Redeanteil durchaus gleich verteilt sein – im Optimalfall liegt der größere Redeanteil sogar beim Mitarbeiter.

Als ich meine Arbeit als Systemische Organisationsberaterin meinem Bekannten schilderte, war er etwas irritiert und fragte: „Wie soll das denn gehen? Wie willst Du denn mitteilen, was Du bzw. das Unternehmen erwartet, wenn der Mitarbeiter den höheren Redeanteil hat? Wir sind doch kein Wunschkonzert.“

Um eine Person zum Handeln zu bewegen und zu motivieren muss ich erfahren, was ihn bei der Arbeit antreibt, was ihn stört, was ihm schwerfällt, was ihn stärkt und aktiviert. Der Systemiker arbeitet also die Stärken des Mitarbeiters heraus und versucht diese dann mit dem Mitarbeiter so zu aktivieren, dass die Unternehmensziele mit den eigenen Zielen maximal zusammenpassen.

Bei Abweichungen wird analysiert, worin die Unterschiede liegen und bei Defiziten wird erörtert, ob und wie diese behoben werden können – bspw. fehlt ein technisches Gerät zur Erstellung bestimmter Pläne oder eine Schulung für bestimmte Software-Programme.

Manchmal kommt es aber auch anders: Ist ein angedachtes Ziel nicht erreichbar, werden Lösungen für Alternativen entwickelt, gerne auch mit dem Vorgesetzten.

Das heißt, über das Mitarbeitergespräch MITeinander erfährt der Systemische Organisationsberater viel über den Mitarbeiter und zusätzlich auch über die Prozess- und Kommunikationsabläufe mit Kollegen, Vorgesetzten oder auch Kunden. Es zeigt sich damit wiederum die Systemische Organisationsberatung mit ihren Vernetzungen und der gegenseitigen Beeinflussung – positiv und negativ.

Aufgrund dieser Diagnose werden dann realistische Konzepte, Ziele und Meilensteine entwickelt, die im System Organisation implementierbar sind und die funktionieren. Dabei wird berücksichtigt, dass die Veränderung einer Sache unmittelbar auch Auswirkungen auf andere Personen oder Prozesse haben wird.

Wichtig für Mitarbeitergespräche mit systemischer Haltung ist folglich:
> Die besprochenen, gesagten, gehörten, vereinbarten Ziele müssen gemäß des SMART-Ansatzes: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein
> Der Systemische Organisationsberater fragt nach, wie formulierte, genannte Ziele verstanden wurden, um zu ermitteln, ob hier ein Konsens bzw. eine Übereinstimmung vorliegt
> Die schriftliche Fixierung der Ziele gibt allen Beteiligten einen Überblick und eine Verbindlichkeit, wodurch die positive Verantwortung zur Erreichung des Ziels wächst
> Der Weg zum Ziel sowie Zwischenziele, Meilensteine und Puffer zur Zielerreichung werden überlegt und geplant. Dies motiviert und verdeutlicht, dass Ziele häufig auch Prozesse sind. Teilziele aktivieren dabei, stärken und geben Erfolgsgefühle
> Das Unternehmen/die Organisation kommuniziert im Vorfeld Ziele mit dem Systemischen Organisationsberater und dieser gleicht diese dann mit den Mitarbeitern ab. Darüber hinaus stellt er für das Unternehmen Wirkzusammenhänge dar und weist auf Beschleunigungsmöglichkeiten bzw. Prozessverzögerungen hin. Eventuelle Interventionen werden konzipiert und geeignete Maßnahmen so eingeleitet, dass das System des Unternehmens stabilisiert wird und Unternehmensziele sicher erreicht werden.

Alles Gute
Ihre Martina Töpfer

Ausblick:
-> Teamgespräche als Tool der systemischen Organisationsberatung, um Kommunikationsabläufe und den Informationsfluss zur Aufgabenerfüllung effektiv zu verbessern. + Ihr Unternehmensvorteil. (Veröffentlichung ausnahmsweise erst in vier Wochen am 07. Mai 2020)

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