Systemische Organisationsberatung
Artikel 6

Mitarbeitergespräche und ihre Selbstverständlichkeit in der Praxis

Vor einigen Wochen fragte ich einen Bekannten: „Hast Du für das laufende Jahr eigentlich schon Mitarbeiter-Gespräche geführt?“ Irritiert wurde ich angesehen und bekam ein souveränes: „Selbstverständlich“ entgegengebracht. Ich hakte nach, wie diese Mitarbeitergespräche stattgefunden haben. Mein Bekannter sagte: „Ich habe mit jedem Mitarbeiter in meinem Büro ein 5-10 minütiges Gespräch geführt und ihm gesagt, was ich in diesem Jahr von ihm erwarte.“
-> Ja, auch das kann ein Mitarbeitergespräch sein.
In diesem Artikel wird beantwortet, wie Systemische Mitarbeitergespräche erfolgreich im Unternehmen durchgeführt werden.

Zunächst einmal bedeutet systemisch, dass jede Person in einem Unternehmen oder einer Abteilung ein Element in dem System UNTERNEHMEN ist. Jeder wirkt mit seinem Nicht-Verhalten auf das System ein. Somit hat der Systemiker das Bewusstsein und das Verständnis dafür, dass alle Beziehungen Wechselwirkungen haben.

Systemische Mitarbeitergespräche im Unternehmen

Der Systemische Organisationsberater führt Mitarbeitergespräche deshalb so durch, dass die Motivation des Mitarbeiters für bevorstehende Aufgaben gesteigert wird. Zudem wird festgelegt, wie der Mitarbeiter zielorientiert an der Zielerreichung arbeitet. Konkret bedeutet dies: Jeder Mitarbeiter hat seine eigenen Stärken, Motivationsmotive, Hintergründe, Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten.

Diese sollen kontinuierlich gefördert bzw. optimiert zum Einsatz kommen. Das heißt, ein individueller personenbezogener Ansatz ist notwendig. Dazu führt der Systemische Organisationsberater mit jedem Mitarbeiter ein einzelnes Gespräch. Ziel dabei ist es nicht, dem Mitarbeiter aufzuzeigen, was er zu tun hat und ihn dann wieder aus dem Büro zu schicken. Sondern: Der Mitarbeiter wird vornehmlich angeregt, seine Arbeitssituation zu schildern. Darauf aufbauend werden dann seine Ziele für das Jahr, dann heruntergebrochen auf das Quartal und den Monat formuliert. Danach werden sie in Einklang mit den Unternehmensvorstellungen gebracht.

Rolle des Systemischen Beraters 

Entscheidend: Der Systemische Berater nimmt dabei durchaus die Rolle des Unternehmens selbst ein und akzentuiert dabei, welche Umsetzungen für das Unternehmen von Bedeutung sind. Wichtig und von primärer Relevanz ist dabei – wie das Wort Mitarbeitergespräch schon beinhaltet – das MIT! Folglich das MITEINANDER besprechen. Dabei darf der Redeanteil durchaus gleich verteilt sein – im Optimalfall liegt der größere Redeanteil sogar beim Mitarbeiter.

Als ich meine Arbeit als Systemische Organisationsberaterin meinem Bekannten schilderte, war er etwas irritiert und fragte: „Wie soll das denn gehen? Wie willst Du denn mitteilen, was Du bzw. das Unternehmen erwartet, wenn der Mitarbeiter den höheren Redeanteil hat? Wir sind doch kein Wunschkonzert.“

Um eine Person zum Handeln zu bewegen und zu motivieren muss ich erfahren, was sie bei der Arbeit antreibt. Aber auch, was sie stört, was ihr schwerfällt, was sie stärkt und aktiviert. Der Systemiker arbeitet also die Stärken des Mitarbeiters im Mitarbeitergespräch heraus und versucht diese dann mit dem Mitarbeiter so zu aktivieren, dass die Unternehmensziele mit den eigenen Zielen maximal zusammenpassen.

Bei Abweichungen wird analysiert, worin die Unterschiede liegen und bei Defiziten wird erörtert, ob und wie diese behoben werden können – bspw. fehlt ein technisches Gerät zur Erstellung bestimmter Pläne oder eine Schulung für bestimmte Software-Programme.

Manchmal kommt es aber auch anders: Ist ein angedachtes Ziel nicht erreichbar, werden Lösungen für Alternativen entwickelt, gerne auch mit dem Vorgesetzten.

Vorteil des Systemischen Beraters für die Unternehmensführung

Das heißt, über das Mitarbeitergespräch MITeinander erfährt der Systemische Organisationsberater viel über den Mitarbeiter und zusätzlich auch über die Prozess- und Kommunikationsabläufe mit Kollegen, Vorgesetzten oder auch Kunden. Hierin wird die anfangs erwähnte Vernetzung, die die Systemische Organisationsberatung berücksichtigt, wiederum deutlich. Die Vernetzung, die gleichzeitig auch die gegenseitige Beeinflussung verdeutlicht – positiv und negativ.

Aufgrund dieser Diagnose werden dann realistisch funktionale Konzepte, Ziele und Meilensteine entwickelt, die in das System „Unternehmen“ implementiert werden. Dass die Veränderung einer Sache unmittelbar auch Auswirkungen auf andere Personen oder Prozesse hat, wird dabei berücksichtigt.

Systemische Mitarbeitergespräche im Unternehmen

Wichtig für Mitarbeitergespräche mit systemischer Haltung ist folglich:
> Die besprochenen, gesagten, gehörten, vereinbarten Ziele müssen gemäß des SMART-Ansatzes 1. spezifisch, 2. messbar, 3. attraktiv, 4. realistisch und 5. terminiert sein
> Der Systemische Organisationsberater fragt nach, wie formulierte, genannte Ziele verstanden wurden, um zu ermitteln, ob hier ein Konsens bzw. eine Übereinstimmung vorliegt
> Die schriftliche Fixierung der Ziele gibt allen Beteiligten einen Überblick und eine Verbindlichkeit, wodurch die positive Verantwortung zur Erreichung des Ziels wächst

> Der Weg zum Ziel sowie Zwischenziele, Meilensteine und Puffer zur Zielerreichung werden überlegt und geplant. Dies motiviert und verdeutlicht, dass Ziele häufig auch Prozesse sind. Teilziele aktivieren dabei, stärken und geben Erfolgsgefühle
> Das Unternehmen/die Organisation kommuniziert im Vorfeld Ziele mit dem Systemischen Organisationsberater. Dieser gleicht die Ziele dann mit den Mitarbeitern ab. Darüber hinaus stellt er für das Unternehmen Wirkzusammenhänge dar und weist auf Beschleunigungsmöglichkeiten bzw. Prozessverzögerungen hin
> Eventuelle Interventionen werden konzipiert und geeignete Maßnahmen so eingeleitet, dass das System des Unternehmens stabilisiert wird und Unternehmensziele sicher erreicht werden.

Alles Gute
Ihre Martina Töpfer

Ausblick:
-> Teamgespräche als Tool der systemischen Organisationsberatung, um Kommunikationsabläufe und den Informationsfluss zur Aufgabenerfüllung effektiv zu verbessern. + Ihr Unternehmensvorteil. (Veröffentlichung ausnahmsweise erst in vier Wochen am 07. Mai 2020)